Siamo arrivati oramai a dicembre ed è giunto il momento, non solo di tirare le somme sull’anno appena trascorso, ma anche di valutare il budget per il nuovo anno.
Non è sempre semplice tenere conto delle spese, degli imprevisti e di tutto quello che in un anno può variare ma predestinare un budget e sapere quanto costa la flotta è assolutamente necessario non solo per la gestione ordinaria ma anche per tutti quei miglioramenti che vogliamo apportare o che ci vengono richiesti dall’entrata in vigore di nuove normative (vedasi, per esempio, il passaggio all’elettrico).

Stiliamo assieme dei punti che possano aiutarci nella definizione del budget:

1. Stabiliamo gli obiettivi
La definizione degli obiettivi da raggiungere nel corso del nuovo anno è di fondamentale importanza per capire se la nostra azienda sta funzionando e se siamo sulla strada giusta, ci aiuta a decidere quali spese affrontare, quali rimandare. Ad esempio la decarbonizzazione delle flotte, obiettivo che ormai molte aziende hanno, richiede un’accurata pianificazione finanziaria. Ridurre alcuni costi per poi usare i risparmi per raggiungere l’obiettivo di passare all’elettrico potrebbe essere uno dei punti salienti del budget di alcune aziende.

2. Analizzare le spese dell’anno precedente
Per raggiungere gli obiettivi di budget è assolutamente necessario analizzare le spese dell’anno precedente per poter capire cosa e dove si è speso e cosa e dove possiamo “ritoccare”.
Ad esempio una spesa elevata sul consumo di carburante ci potrebbe far capire che non sono stati pianificati correttamente i percorsi più brevi, o ancora che la guida dei nostri conducenti non è stata efficiente o magari che la pressione degli pneumatici non è adeguata (sappiamo che pneumatici sgonfi possono farci spendere il 2,5% in più sul carburante e generano usura anomala e quindi costi di sostituzione pneumatici).

3. Previsione di budget per l’anno nuovo
I metodi per formulare il budget dell’anno nuovo sono fondamentalmente due:
– budget incrementale
– budget a base zero
Nel primo caso non dobbiamo fare altro che prevedere un aumento percentuale sulle spese sostenute l’anno precedente.
Questo tipo di previsione però non ci permette di affrontare le inefficienze e quindi di analizzare e mettere mano a ciò che non funzionando a dovere ci ha fatto spendere più del giusto.
Il secondo metodo ci permette di analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato e quindi di allocare le risorse finanziarie in modo differente, al contrario però non ci mette al riparo dagli imprevisti su ogni voce di spesa.
Per le flotte di piccole e medie dimensioni il nostro consiglio è quello di adottare una via di mezzo tra i due approcci proposti

4. I costi imprescindibili
Una volta definiti gli obiettivi, analizzate le spese e definito il metodo con il quale vogliamo calcolare il budget è arrivato il momento di definire le spese imprescindibili. Queste spese, in genere, per le flotte di piccole e medie dimensioni sono:

• Carburante
• Assistenza e manutenzione
• Riparazioni
• Formazione
• Sostituzione dei veicoli

Tutto quanto detto diventa decisamente semplice se durante l’anno ci siamo affidati a strumenti digitali che ci aiutano nell’analisi di quanto accaduto nell’anno (percorsi, manutenzioni programmate, pressione degli pneumatici, guida dei drivers, eventuali incidenti). Avere un unico pannello di controllo e l’accesso ai dati in tempo reale e allo storico dati semplifica di molto l’analisi delle voci di costo portandoci a risparmiare tempo e risorse e dandoci un validissimo aiuto nell’allocazione del budget.

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